OCR-Ergebnisse als Word- oder Excel-Datei speichern
Einen Scan einzeln als Word oder Excel speichern oder jeden Scan beides automatisch schreiben lassen, und was in Mappe und Dokument steht.
Aktualisiert
Inklight Personal schreibt aus einem Scan eine Excel-Mappe und ein Word-Dokument, auf Ihrem eigenen Rechner. Jede erkannte Tabelle wird ein eigenes Arbeitsblatt, jede Zelle behält ihren Text genau so, wie er gelesen wurde, und die Word-Datei enthält Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen in Lesereihenfolge. Beide Dateien sind bearbeitbar, nicht pixelgenau. Das durchsuchbare PDF daneben ist die Fassung, die aussieht wie das Papier.
Die Schritte unten zeigen einen erfundenen Kontoauszug mit einer kurzen Materialliste, gelesen unter Windows oder Linux. Hochgeladen wird nichts.
Den Scan erkennen lassen
Ziehen Sie den Scan oder das PDF in das Inklight-Fenster. Daraus wird ein Job in der Warteschlange, und sobald er fertig ist, liegt ein durchsuchbares PDF neben dem Original. Der kostenlose Download beginnt mit einer siebentägigen Testphase; die Exporte können Sie also ausprobieren, bevor Sie Personal kaufen.
Überschriften und Tabellen liefert nur eine Voreinstellung mit Layouterkennung. Eine Voreinstellung ohne Layout liest jede Seite als schlichte Absätze. Die Word-Datei hat dann weder Überschriften noch Tabellen, und eine Excel-Datei entsteht gar nicht.
Ein Dokument als Excel oder Word speichern
Öffnen Sie das Dokument aus der Warteschlange und klicken Sie oben rechts auf Speichern unter…. Der Dialog bietet Durchsuchbares PDF, Text (.txt), Markdown (.md), Word (.docx) und Excel (.xlsx) an; wählen Sie das Format im Dateityp und den Speicherort.
Lautet der Titel des Dialogs „Kopie speichern · Überschriften und Tabellen brauchen eine Voreinstellung mit Layouterkennung“, wurde das Dokument ohne Layout gelesen, und die Word-Datei besteht nur aus Absätzen.
Excel und Word nach jeder Datei schreiben
Damit die Dateien ohne Nachfrage entstehen, öffnen Sie Einstellungen › Ausgabe › Zusätzlich schreiben und haken Word (.docx), Excel (.xlsx) oder beides an. Ab dann bekommt jedes fertige Dokument diese Dateien neben sein durchsuchbares PDF, unter demselben Namen. Korrigieren Sie später ein Wort, schreibt Inklight sie mit Ihrer Korrektur neu.
Was in der Excel-Mappe steht
Ein Arbeitsblatt pro Tabelle, benannt nach der Seite und der Stelle der Tabelle darauf: p1-t1 ist die erste Tabelle auf Seite 1, p1-t2 die zweite. Die Zellen stehen in der Zeile und Spalte, in der die Tabelle sie hatte; eine Zelle über mehrere Spalten wird ein verbundener Bereich.
Jede Zelle ist Text. 0012 bleibt 0012, und 01.10. wird nicht zum Datum. Dafür ist auch -850,00 noch keine Zahl. Wollen Sie eine Spalte summieren, wandeln Sie sie in Ihrer Tabellenkalkulation zuerst in Zahlen um.
Ein Dokument ohne Tabelle ergibt keine Excel-Datei. „Speichern unter…“ meldet dann „Keine Tabellen gefunden“, und beim automatischen Export steht dasselbe am Job.
Was im Word-Dokument steht
Der Titel wird Überschrift 1, Abschnittsüberschriften werden Überschrift 2, Absätze normaler Text und Listenpunkte eine Aufzählung. Tabellen werden Word-Tabellen, Bilder werden aus dem Scan ausgeschnitten und an ihrer Stelle eingefügt, und Ihre Korrekturen stehen im Text.
Die Seite selbst wird nicht nachgebaut. Spalten, Schriften, Abstände und Seitenumbrüche bleiben zurück, laufende Kopf- und Fußzeilen fallen weg. Sie erhalten ein Dokument zum Bearbeiten und Weiterverwenden, kein Abbild des Briefs. Für eine Fassung, die genau wie das Papier aussieht, behalten Sie das durchsuchbare PDF.
Im Vergleich mit FineReader und Readiris
ABBYY FineReader PDF wandelt PDFs einzeln oder stapelweise in Word, Excel und mehr als 15 weitere Formate um und verspricht dabei, Layout und Struktur des Dokuments zu erhalten (ABBYY: PDFs erstellen und konvertieren). Readiris PDF 27 wandelt PDFs in bearbeitbare Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien um, und laut IRIS erhält seine Engine komplexe Tabellen, Formatierung und Schriften (Readiris PDF). Beide laufen unter Windows und macOS, nicht unter Linux; beide Seiten wurden am 22. Oktober 2026 abgerufen.
Der Unterschied liegt also im Ziel. Die beiden wollen die Seite in Word nachbauen. Inklight schreibt den Inhalt, nachdem Sie die Wörter geprüft haben, bei denen es unsicher war, und überlässt das Aussehen der Seite dem durchsuchbaren PDF. Außerdem läuft es unter Linux und schreibt mit Business dieselben Dateien aus Hot Foldern und von der Kommandozeile. Mehr zu allen dreien steht in Die beste OCR-Software für durchsuchbare PDFs; die Preise finden Sie bei den Plänen.