Beleg-OCR für Kassenbons und Rechnungen, offline

Beleg-OCR liest Geschäft, Positionen und Summe von einem gescannten Kassenbon oder einer Rechnung, damit Sie später danach suchen können. Inklight erledigt das auf Ihrem eigenen Rechner, unter Windows und Linux. Aus jedem Beleg wird ein durchsuchbares PDF, und die Beträge, bei denen Inklight unsicher ist, sind umrandet. So vergleichen Sie sie mit dem Papier, bevor Sie den Beleg ablegen oder an die Steuerberatung weitergeben.

Hochgeladen wird nichts. Die Belege bleiben auf Ihrem Rechner, ein Konto brauchen Sie nicht.

So funktioniert es in Inklight

Scannen oder fotografieren Sie die Belege und ziehen Sie die Dateien in das Inklight-Fenster: PDF, JPEG, PNG, HEIC und die anderen Bildformate, die ein Telefon oder Scanner schreibt. Jede Datei wird ein Auftrag in der Verarbeitungswarteschlange. Ist er fertig, liegt neben dem Original ein durchsuchbares PDF, aus beleg.png wird beleg_ocr.pdf.

Klicken Sie dann auf Wörter prüfen. Der Prüfdurchgang zeigt die Wörter, bei denen Inklight unsicher ist, die riskantesten zuerst. Zahlen wiegen dabei schwerer als gewöhnliche Wörter, denn eine verlesene Ziffer in einer Summe sieht genauso glaubwürdig aus wie die richtige. Jedes Wort erscheint mit seiner Zeile, aus dem Scan geschnitten, sodass Sie die gedruckte Summe direkt mit dem Gelesenen vergleichen.

Mit der Eingabetaste bestätigen Sie ein Wort, oder Sie tippen den richtigen Wert und drücken die Eingabetaste. Das durchsuchbare PDF wird mit Ihrer Korrektur neu geschrieben. Auf der Detailseite kopiert Strg+C den ganzen Text der Seite, etwa um die Positionen einer Rechnung in eine E-Mail zu übernehmen.

Was Sie bekommen

• Ein durchsuchbares PDF pro Beleg (jeder Plan). Durchsuchen Sie einen Ordner nach einem Geschäft oder Betrag, und der Beleg taucht auf. Free schreibt eine kleine Fußzeile auf jede Seite, Personal und Business schreiben saubere Dateien.
• Beträge mit dem Scan abgeglichen (jeder Plan). Zahlen, Wörter unter der Konfidenzschwelle und IBANs mit falscher Prüfsumme kommen zuerst. Den ganzen Prüfdurchgang beschreibt OCR-Fehler finden und korrigieren.
• Rechnungstabellen als Excel-Mappe (Personal). Mit einer layoutbewussten Voreinstellung wird jede erkannte Tabelle einer Rechnung ein eigenes Arbeitsblatt, Positionen und Summen in den Zellen, in denen sie standen. Jede Zelle ist Text; wandeln Sie eine Spalte in Zahlen um, bevor Sie sie summieren. Gescanntes PDF in Excel zeigt die Mappe.
• Viele Belege auf einmal (jeder Plan). Ziehen Sie einen Ordner voller Belege hinein; die Warteschlange arbeitet sie im Hintergrund ab.
• Belege aus einem Scanner-Ordner (Business). Ein überwachter Ordner erkennt jeden Beleg, den der Scanner dort ablegt, während Inklight im Infobereich läuft. Aufträge aus überwachten Ordnern werden nur umgewandelt, ohne Prüfdurchgang.

Grenzen

• Nur gedruckte Belege. Handschriftliche Notizen darauf werden nicht erkannt.
• Dokumente in lateinischer Schrift. Getestet sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Niederländisch.
• Inklight überträgt keine Felder wie Händler, Datum oder Umsatzsteuer in eine Buchhaltung. Sie bekommen ein durchsuchbares PDF, geprüfte Beträge und mit Personal die Tabellen als Mappe.
• Verblasstes Thermopapier liest jedes OCR-Programm schlecht. Scannen Sie Kassenbons, bevor sie verblassen, mit mindestens 300 dpi.

Passende Ratgeber

Kontoauszüge werfen dieselbe Frage nach Beträgen auf, dazu kommen IBANs. Siehe Kontoauszüge per OCR erfassen. Landen Ihre Belege in Paperless-ngx, stellt Paperless-ngx OCR Inklight vor dessen Consume-Ordner. Andere Programme vergleicht die beste OCR-Software für durchsuchbare PDFs.