OCR für Kanzleien: Akten durchsuchbar, ohne Upload

OCR macht eine gescannte Akte, einen Vertrag oder einen Beschluss durchsuchbar, sodass die Suche nach einer Partei, einer Klausel oder einem Aktenzeichen die Seite findet. In den Scans stehen Mandantengeheimnisse, deshalb sollte die Texterkennung dort laufen, wo die Akten ohnehin liegen. Inklight liest sie auf Ihrem eigenen Rechner unter Windows oder Linux und legt neben jede Datei ein durchsuchbares PDF. Hochgeladen wird nichts.

Die Suche ist nur so gut wie der erkannte Text. Inklight umrandet die Wörter, bei denen es unsicher ist, und stellt Aktenzeichen vor gewöhnliche Wörter. Prüfen Sie diese Wörter, bevor sich jemand darauf verlässt, dass eine Suche nichts findet.

Warum die Texterkennung in der Kanzlei bleiben sollte

Ein Online-OCR-Dienst bekommt jede Seite, die Sie ihm schicken. Nach § 43e BRAO darf ein Rechtsanwalt einem Dienstleister den Zugang zu Tatsachen, die der Verschwiegenheit unterliegen, nur unter einem Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung eröffnen. Dient die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, muss zusätzlich der Mandant einwilligen.

Bei lokaler Texterkennung bekommt kein Dienstleister die Seiten. Inklight hat kein Konto und keinen Server, der Ihre Dokumente sieht. Die Erkennungsmodelle werden nach der Installation einmal heruntergeladen, danach läuft die Erkennung offline. Online geht Inklight nur für Modell-Downloads, Lizenz- und Updateprüfungen und Fehlerberichte, die nie Dokumentinhalte enthalten. Lokale OCR nennt jede Verbindung.

Das beschreibt die Software. Eine Rechtsberatung zu Ihren Berufspflichten ist es nicht.

Akten in durchsuchbare PDFs verwandeln

1. Ziehen Sie Scans oder PDFs in das Inklight-Fenster, gern auch einen ganzen Ordner. Jede Datei wird ein Auftrag in der Verarbeitungswarteschlange, und Inklight liest sie im Hintergrund.
2. Papier scannen Sie über die Karte Scannen oben in der Warteschlange. Wählen Sie Einzug und beidseitig, dann lässt Inklight leere Rückseiten weg und richtet schiefe Seiten gerade. Scannen gibt es in jedem Plan.
3. Ist ein Auftrag fertig, liegt {name}_ocr.pdf neben dem Original. Die Seiten bleiben, wie sie gescannt wurden, das PDF bekommt eine unsichtbare Textebene.

Ein PDF mit Text auf jeder Seite, etwa ein über das beA eingegangener Schriftsatz, lässt Inklight unverändert. In einem PDF, in dem nur manche Seiten Text haben, erkennt es die übrigen und behält den Rest der Datei.

Lose Einzelseiten markieren Sie in der Warteschlange und wählen im Kontextmenü Zu einem PDF kombinieren. Daraus wird ein durchsuchbares PDF in Warteschlangenreihenfolge, die Originale bleiben unberührt.

Lassen Sie die Ausgabe neben dem Original liegen. Inklight kann jedes durchsuchbare PDF über sein Original schreiben (Personal und Business, nach einer einmaligen Bestätigung). Dabei gehen Signaturen und Transfervermerke in Gerichts- und beA-Dateien verloren, und Inklight kann das Original nicht wiederherstellen. Nutzen Sie Original ersetzen nur mit einer Sicherung der Originale.

Aktenzeichen prüfen, bevor Sie sich auf die Suche verlassen

Ein Aktenzeichen mit einer verlesenen Ziffer sieht auf der Seite richtig aus, und die Suche danach findet nichts. Inklight umrandet drei Arten von Wörtern:

• Wörter unter der Konfidenzschwelle, die keine Wortliste kennt
• Zahlen
• Wörter, die seine beiden Erkennungsmodelle verschieden lesen

Mit Wörter prüfen im Kopf der Warteschlange gehen Sie alle fertigen Dateien durch, die riskantesten Wörter zuerst.

Kennungen kommen zuerst. Ein Aktenzeichen wie 4711/24 zählt als Kennung, deshalb zeigt Inklight es vor Beträgen und gewöhnlichen Wörtern.

Vergleichen Sie das umrandete Wort mit dem Scan. Die Eingabetaste übernimmt es, Tippen ersetzt es, Tab überspringt es. Inklight schreibt jede Entscheidung sofort in das durchsuchbare PDF. Ein Parteiname, der in mehreren Dateien gleich verlesen wurde, erscheint einmal als Gruppe, und eine Korrektur gilt für jede Stelle. OCR-Fehler finden und korrigieren erklärt die Tasten und die Gruppen.

Der Prüfdurchgang zeigt nur Wörter, die seine Regeln treffen. Lesen beide Modelle ein Wort mit hoher Konfidenz falsch, umrandet Inklight es nicht. Die Angaben, an denen ein Mandat hängt, prüfen Sie deshalb selbst, etwa Aktenzeichen, Parteinamen, Zustellungsdaten und Fristen. Öffnen Sie die Datei über ihre Karte in der Warteschlange, drücken Sie Strg+F und tippen Sie den Wert, wie er gedruckt ist. „Keine Treffer“ heißt, die Textebene liest ihn anders.

Dateien nach dem Aktenzeichen benennen (Business)

Mit Business kann das Namensmuster das Aktenzeichen enthalten. Setzen Sie unter Einstellungen › Ausgabe {aktenzeichen} in den Dateinamen. Inklight füllt es mit dem ersten Aktenzeichen auf der ersten Seite mit Text, aus 1234/24 wird 1234_24. Findet es keins, bleibt der Platzhalter leer. Für US-Mandate gibt es {matter} mit der ersten Matter-Nummer (12-345).

Vor dem Einreichen bei Gericht

Inklight prüft jede Ausgabe in jedem Plan auf zwei Punkte:

• Größe. Ist eine Ausgabe größer als die Größengrenze für Einreichungen, zeigt Inklight eine Größenwarnung. Die Grenze ist eine Zahl unter Einstellungen › Ausgabe, voreingestellt sind 35 MB für US-Bundesgerichte. Das beA nimmt 200 MB an.
• Nicht einreichungssicher. Ein PDF mit JavaScript, eingebetteten Dateien, Verschlüsselung oder Formularfeldern markiert Inklight als „Nicht einreichungssicher“ und nennt den Grund.

Inklight entfernt nichts. Seiten, Schriften und Signaturen des Originals bleiben, wie sie sind. Korrigieren Sie die Datei vor dem Einreichen in Ihrem PDF-Editor. Verlangt ein Gericht PDF/A, schalten Sie Archiv-PDF ein.

Kanzleisoftware und überwachte Ordner (Business)

Business bringt überwachte Ordner. Inklight beobachtet einen Ordner und macht aus jeder Datei, die dort ankommt, ein durchsuchbares PDF. Ein Ordnerpaar schreibt das Ergebnis unter dem Dateinamen des Originals in einen zweiten Ordner und kopiert PDFs, die schon durchsuchbar sind, unverändert. Die RA-MICRO-Onlinehilfe zur OCR beschreibt dasselbe Prinzip als Übergabeordner, bei dem beide Programme dieselben Eingabe- und Ausgabeordner nutzen.

Aufträge aus überwachten Ordnern werden nur umgewandelt und kommen nie in den Prüfdurchgang. Ein Dokument, auf das es ankommt, ziehen Sie selbst ins Fenster und prüfen seine Wörter.

Grenzen

• Inklight liest gedruckten Text in lateinischer Schrift. Handschriftliche Vermerke und Unterschriften erkennt es nicht. Getestet sind Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Niederländisch.
• Der Prüfdurchgang stellt Aktenzeichen nach vorn. Er gleicht sie nicht mit dem Gericht oder Ihrer Kanzleisoftware ab.
• Nur Windows und Linux. Eine macOS-Version gibt es nicht.
• Free schreibt eine kleine Fußzeile auf jede Seite. Personal und Business schreiben saubere Dateien; siehe die Pläne.

Weitere Ratgeber

• Einen Ordner gescannter PDFs offline per OCR erfassen für den Altbestand.
• OCR Deutsch: Umlaute und ß für deutsche Schreiben und Beschlüsse.
• Kontoauszüge per OCR erfassen für Auszüge in der Mandantenakte.

Loslegen

Laden Sie Inklight herunter für Windows oder Linux. Jede Installation beginnt mit einer siebentägigen Business-Testphase, so probieren Sie Aktenzeichen-Dateinamen und überwachte Ordner an Ihren eigenen Akten aus.